În conformitate cu prevederile art. 7 alin. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare și pct. 82 alin. 1 din Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate („OMFP 1802”), entitățile, indiferent de modul de organizare și tipul proprietății, sunt obligate să organizeze și să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:
- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
- ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
- cu prilejul reorganizării gestiunilor;
- ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;
- în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor ale fiecărei unități, precum și a bunurilor si valorilor deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane fizice sau juridice, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a activelor, datoriilor, poziției financiare şi a profitului sau pierderii entității.
Întrucât între datele înregistrate in contabilitate și realitatea din teren pot să apară unele neconcordanțe de ordin cantitativ, calitativ și valoric, se impune verificarea inregrității materiale și financiare a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. Această operațiune se realizează prin intermediul procedeului specific numit inventariere.
Inventarierea este o activitate complexă, diversificată și de importanță vitală în activitatea unei entități și de aceea trebuie organizată în mod corespunzător.
Potrivit prevederilor art. 8 alin. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, obligația efectuării inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii revine persoanelor care organizează și conduc contabilitatea financiară, respectiv:
- societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice;
- instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
- subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparțin persoanelor menționate anterior, cu sediul în România, precum și subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
- organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil.
- persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit și ale căror venituri sunt determinate în sistem real, care au obligația să conducă evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă sau, la opțiunea acestora, pe baza regulilor contabilității în partidă dublă.
Potrivit prevederilor art. 2 Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii („OMFP 2861”) răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991 și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.
OMFP 2861 prevede obligațiile administratorului, ordonatorului de credite sau respectiv persoanei care are obligația gestionării societății:
- să numească comisia de inventariere printr-o decizie scrisă, menționând, de asemenea, membrii comisiei, modalitatea de inventariere folosită, gestiunea supusă procedurii de inventariere și datele de începere și încheiere a respectivelor operațiuni;
- să aprobe proceduri scrise transmise mai apoi comisiilor de inventariere;
- să ia măsuri care susțin crearea unor condiții optime de lucru pentru comisia de inventariere.
Rezultatele inventarierii se înscriu de comisia de inventariere într-un proces-verbal, care trebuie să conțină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii, numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul și data deciziei de numire a acesteia, gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate, data începerii și terminării operațiunii de inventariere, rezultatele sale și concluziile.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal respectiv se prezintă, în termen de șapte zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entității. Acesta decide, cu avizele conducătorilor compartimentelor financiar-contabil și juridic, asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.
Începând cu trimestrul III al anului 2018, conform modificărilor aduse prin Legea nr. 163/2018 pentru modificarea și completarea Legii contabilității nr. 82/1991, modificarea și completarea Legii societăților nr. 31/1990, precum și modificarea Legii nr. 1/2005 privind organizarea și funcționarea cooperației, societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare și societățile cooperatiste pot opta pentru repartizarea trimestrială de dividende, dacă întocmesc situații financiare interimare.
În vederea întocmirii situațiilor financiare interimare se procedează la realizarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, conform prevederilor OMFP nr. 2.861/2009, și a evaluării acestor elemente, potrivit reglementărilor contabile aplicabile. Rezultatele inventarierii și ale evaluării efectuate cu această ocazie se înregistrează în contabilitatea entității.
Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la efectarea inventarierii constituie contravenție (dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerată infracţiune) și se sancționează cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei.