Actualmente, Agenția Națională de Administrare Fiscală realizează foarte multe controale în cadrul societăților cu privire la soldurile din casieria unității, unele dintre aceste înregistrând, mai grav, și pierderi contabile. Probabil una din motivațiile acestor controale este reprezentată de retragerea sumelor de bani din casieriile unităților în scopuri personale și totodată, nejustificarea acestora cu documente justificative în interesul firmei. Aceste acțiuni conduc, în cele mai multe cazuri, la diferențe între evidențele contabile și starea de fapt.
Disponibilitățile bănești din casieria unității
În ceea ce privește inventarierea casieriei, soldul faptic identificat prin realizarea procedurilor de numărare a banilor trebuie să corespundă cu soldul scriptic prezentat în cadrul registrului de casă, a fișei contului 531 „Casa în lei” și în balanța de verificare. Dacă în cadrul registrului de casă și în balanța de verificare există un sold mai mare decât în casierie, înseamnă că au fost cheltuiți bani pentru care nu au fost prezentate documentele justificative aferente.
În cazul în care se constată minusuri în casieria unități, organele de control pot proceda la sancționarea contravențională a societății în baza prevederilor din Legea contabilității nr.82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Pentru evitarea sancțiunilor, din punct de vedere legal, cu acceptul asociaților sau a asociatului unic, pot fi înregistrate în contabilitate diminuări ale contului de casă cu fundamentul stingerii sumelor reprezentând dividende de plată. Pentru ca acest aspect să poată fi realizat va trebui realizată și întocmită hotărârea adunării generale a asociaților privind aprobarea distribuirii de dividende (evident, în cazul existenței unui cont 117 „Rezultat reportat” cu sold creditor, reprezentând profituri reportate). Totodată, ar fi bine de precizat faptul că această distribuire de dividende (deși fiind realizată „formal” în vederea reglării soldului de casă) va presupune înregistrarea și plata impozitului pe dividend (5% aplicat sumei brute distribuite) și depunerea declarației 100 până în data de 25 a lunii următoare.
O altă soluție pentru diminuarea disponibilitățile bănești din casieria unității ar fi ca asociatul unic/asociații societății să prezinte spre decontare documente justificative prin care au fost achiziționate bunuri sau servicii pe numele societăți, în scopul desfășurării activității economice.
În cadrul societăților în care asociatul unic/asociații au efectuat creditări repetate iar soldul de casă este ridicat se poate proceda la restituirea sumelor împrumutate.
Plățile fragmentate
Indiferent de modalitatea aleasă pentru reglarea soldului, ținând seama că aceste operațiuni au legătură cu contul de casă, vor trebui respectate prevederile Legii nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar, care presupune ca plățile să fie realizate în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi. Legea interzice realizarea de plăți fragmentate astfel că, sumele care depășesc plafoanele prezentate anterior vor trebui achitate numai prin instrumente de plată fără numerar.
Ce este de reținut?
Disponibilitățile bănești ale societății nu trebuie confundate cu disponibilitățile bănești ale administratorului/ asociatului. Orice cheltuială efectuată în numele societății de către administrator/asociat pentru propriile nevoi este nedeductibilă din punct de vedere fiscal și considerată venit din alte surse pentru asociat/asociați.