Regimul legal al formării profesionale a salariaților/administratorilor este reglementată de Codul Muncii, iar tratamentul fiscal al cheltuielilor corespunzătoare realizate către angajator este cel reglementat de Codul Fiscal.
Astfel, art. 192 din Codul Muncii prevede următoarele obiective principale a formării profesionale a salariaților/administratorilor:
a) adaptarea salariatului la cerințele postului sau ale locului de muncă;
b) obținerea unei calificări profesionale;
c) actualizarea cunoștințelor și deprinderilor specifice postului și locului de muncă și perfecționarea pregătirii profesionale pentru ocupația de bază;
d) reconversia profesională determinată de restructurări socioeconomice;
e) dobândirea unor cunoștințe avansate, a unor metode și procedee moderne, necesare pentru realizarea activităților profesionale;
f) prevenirea riscului șomajului;
g) promovarea în muncă și dezvoltarea carierei profesionale.
Formarea profesională a salariaților se poate realiza prin următoarele forme:
a) participarea la cursuri organizate de către angajator sau de către furnizorii de servicii de formare profesională din țară ori din străinătate;
b) stagii de adaptare profesională la cerințele postului și ale locului de muncă;
c) stagii de practică și specializare în țară și în străinătate;
d) ucenicie organizată la locul de muncă;
e) formare individualizată;
f) alte forme de pregătire convenite între angajator și salariat.
Angajatorii au obligația de a asigura angajațiilor accesul la programe de formare profesională, conform art.194 din Codul Muncii, după cum urmează:
a) cel puțin o dată la 2 ani, dacă au cel puțin 21 de salariați;
b) cel putin o dată la 3 ani, dacă au sub 21 de salariați.
Formarea trebuie să se facă la inițiativa angajatorului, iar costurile sunt suportate, de acesta, în totalitate. Codul Fiscal prevede un regim fiscal preferențial acestor tipuri de cheltuieli, dar un aspect obligatoriu este ca perfecționarea să fie legată de activitatea celui instruit, iar cheltuiala să fie clar conexată de angajat angajatorului.
Conform art. 76 alin. (4) lit. p) si art. 142 lit. n) din Codul fiscal, nu sunt venituri impozabile și nu sunt calcuate contribuții sociale pentru cheltuielile efectuate de angajatori/plătitori pentru pregatirea profesională și perfecționarea angajaților, administratorilor stabiliți potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat și directorilor care își desfasoară activitatea în baza contractului de mandat potrivit legii, astfel cum este prevăzut în raporturile juridice respective, pregătire legată de activitatea desfașurată de persoanele respective pentru angajator/plătitor.
Astfel, doar sumele plătite de angajator pentru formarea profesională a salariatului nu sunt impozabile și cheltuielile cu contribuții sociale dacă formarea profesională este legată de activitatea desfășurată de salariat pentru angajator așa cum este menționată în fișa postului.
Aceleași reguli sunt aplicabile și administratorului/directorului , care pot beneficia de formare profesională dacă aceasta are legatură cu activitatea desfașurată pentru societate, activitate ce este prevazută în contractul de mandat.
Formarea profesională trebuie însă realizată de furnizori de servicii de pregătire profesională acreditați.
Angajatorul trebuie să poată face dovada în fața organelor fiscale că formarea profesională ține exclusiv de activitatea desfașurată de salariat pentru angajator (ex. evoluția vânzărilor, indicatori de performanță, corelarea cursului de pregătire profesională cu codul CAEN, etc.). În caz contrar, cheltuiala cu aceste cursuri de formare profesională, reprezintă avantaj în natură, ce va fi impozitat pentru salariat și considerat cheltuială deductibilă pentru angajator.
Este recomandat ca organizarea programului de formare profesională să fie rezultatul unei document scris al managementului angajatorului reprezentat de o decizie a administratorului/hotărâre a adunării generale pentru organizarea programului, din care să rezulte motivația organizării lui, modul de desfășurare ,salariații participanți, obligațiile salariaților ce rezultă în urma participării la program.