SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un sistem prin care contribuabilii transmit autorităților fiscale informații detaliate privind activitatea lor economică, precum datele despre TVA, facturi, produse, stocuri, înregistrări contabile și alte documente fiscale relevante. În România, această raportare se face prin depunerea Declarației 406 (D406). Începând cu 1 ianuarie, depunerea D406 a devenit obligatorie și pentru firmele mici.
Cine este obligat să depună D406?
Conform legislației, următoarele categorii de contribuabili au obligația de a depune D406:
- Regii autonome și companii naționale – Aceste entități trebuie să raporteze periodic către autoritățile fiscale informațiile specifice SAF-T.
- Institute de cercetare-dezvoltare – Toate entitățile care activează în domeniul cercetării-dezvoltării, conform reglementărilor legale.
- Societăți comerciale înregistrate conform Legii 31/1990 – Toate firmele constituite ca societăți comerciale în România, indiferent de dimensiunea lor, cu excepția celor care sunt expres excluse din reglementările SAF-T.
- Organizații cooperatiste – Cum sunt cele de consum, de credit, sau mestesugărești, care sunt obligate să depună raportările specifice.
- Unități fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate.
- Persoane juridice străine care desfășoară activitate economică în România prin intermediul unui sediu permanent sau mai multe sedii permanente.
- Entități ce se încadrează în alte reglementări legale, cum sunt fondurile de pensii facultative sau fondurile de pensii administrate privat.
- Societăți nerezidente care sunt înregistrate în scopuri de TVA în România (indiferent dacă sunt reprezentate de un fiscal sau nu).
Cine nu este obligat să depună D406?
În schimb, următoarele categorii de contribuabili sunt exceptate de la depunerea acestei declarații:
- Persoanele fizice autorizate (PFA), intreprinderile individuale (II) și intreprinderile familiale (IF) – Aceste entități care desfășoară activități pe cont propriu nu au obligația de a depune D406.
- Asociațiile familiale (ASF) și societățile profesionale de avocați, notari, medici, practicieni în insolvență, precum și cabinetele individuale din aceste domenii, nu sunt obligate să depună această declarație.
- Instituțiile publice și autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare, sunt, de asemenea, exceptate.
- Persoanele juridice care utilizează informații clasificate sau care desfășoară activități clasificate, conform legii, nu trebuie să depună D406 în cazul în care aceasta ar implica furnizarea de informații sensibile.
Depunerea D406 de către firmele inactive
În ceea ce privește firmelor inactive, este important de menționat că, deși SAF-T se aplică în mod general tuturor firmelor active, există anumite excepții în cazul firmelor care nu mai desfășoară activitate economică.
- Firmele cu activitate suspendată temporar – Dacă o firmă a suspendat temporar activitatea printr-o mențiune la Registrul Comerțului, aceasta nu va fi obligată să depună D406 pentru perioada respectivă. Aceste firme sunt scutite de la raportarea prin SAF-T atâta timp cât nu reîncep activitatea.
- Firmele active, dar fără operațiuni economice – Chiar și în cazul firmelor care nu au activitate economică (de exemplu, nu au înregistrat niciun fel de tranzacții, nu au emis facturi sau înregistrări contabile), acestea tot trebuie să depună D406, dar raportând datele pe “zero”. Adică, se depune declarația, dar nu sunt incluse tranzacții economice. În acest caz, firma trebuie să raporteze soldurile inițiale ale capitalului social și eventuale cheltuieli de constituire.
Ce se întâmplă dacă nu depui D406?
Dacă o firmă nu depune D406 și nu are activitatea suspendată oficial la Registrul Comerțului, autoritățile fiscale pot considera acest lucru o nerespectare a obligațiilor fiscale. De aceea, recomandarea este ca firmele care nu desfășoară activitate să își suspende activitatea la Registrul Comerțului, pentru a evita obligația de a depune D406. Aceasta poate fi o opțiune mai simplă decât depunerea unui raport pe “zero”.
În concluzie, firmele care sunt în continuare înregistrate ca fiind active, chiar și fără activitate economică, trebuie să depună D406, iar dacă activitatea este suspendată, aceasta nu mai este necesară pentru perioada respectivă.